11月8日（火曜日）
今年の初めに、ファイリングの勉強に行って、書類の整理について学んだはずですが、最近のデスク周りは、『平積み』の山が3つくらい出来てしまっていました。
これが実に厄介です。
書類を探す時間が増えます。
焦ります💦
そんな時、ファイリングの先生の著書にあった、物を探す時間はもっと削減できると言う事と、探し物のの書類のほとんどが不要なものだという事・・・。
このキーワードが過りました。
10月は面談続きでほぼ隙間の無い時間割で一日を過ごすことが多く、届いた郵便やDM、会議の書類をきちんと整理できないまま、次々と山を作ってしまいました。
また、今年から色々な保険の更新月を揃えようとし、代理店さんのご協力で解約と新規契約の取り交わしを何件も行ったことで、次々と保険に関する郵便物が届き、その仕分けにも苦慮していたところでした。
税金の納付書という重要な帳票がいつも収めておくファイリングの中にない事で、昨日は慌てました。渡されたらすぐに所定の場所にファイリングすれば済むものを、ちょっとデスクに置きっぱなしにしたら、もう次々と違う帳票に埋もれてしまう事になるのでした。
ある会社の代表者のブログを拝見したところ、朝から身を引き締める為に整理整頓とトイレのお掃除を済ませる・・・と書かれていました。
あ～～～～恥ずかしい(・・;)
少し反省をしたところで、夕べの会議での宿題を済ませる事にしました。
会社の仕事と地域での活動を両立させるのには、それなりのエネルギーと何よりも時間を要します。
しかし、医師会の先生方のご尽力を思えば、まだまだです。
今作り出そうとしているICTとは医療・福祉関係者とウェブ上で情報共有を行えるシステムを構築し、やがては患者さんやご家族も含め、速攻で医師の指示を受けられるようにしたり、お互いの時間と場所の確保をしなくても、Web上で会議が行える様にするための取り組みです。
そこに、必須項目を想定し、入力が簡易になる様にするにはどうしたら良いのか？というテーマで話を進めてきました。
それぞれが専門分野ですので、伝えたい事、知りたい情報は際限なくありますが、されど有限スペースです。
わたくしが受け持っている事業者連絡会は事業内容だけでも10種類を超えます。
その共通項目を割り出し、閲覧する人たちの役に立つ情報を盛り込むという作業は、そう簡単ではありません。
しかし、誰かがやらないと完成はしません。
29年3月には完成させ、運用を開始するという事が決まっている中で、いよいよスケジュールが込み入ってきました。
そして、昨日決まった内容の宿題です。
調整するボリュームがあるだけに、初めから考え込んでいてはどうにもなりません。
まずは、『こんな感じ！！』というアイデアを記載してご担当者に送付しました。
これで、部分的に修正を繰り返す方が安心です。そして、今日の内容がそう的外れでなかったとのレスポンスを頂いたので、ホッとしています。
さて、明日は、薬局部門と介護部門の管理者会議です。
前回の会議で決定した事、この一月の間にどの様に進捗したのかを確認し、そこからまた課題に向けて進めていく訳ですが、いつもとは異なり、わたくしはほぼ話をしない会議になる事でしょう。
これが良いのかも知れません。
各々の意見をじっくり聞く事に徹しましょう。
書類の平積み対策は、何と言っても基本に戻り、縦に収納して、見出しを付ける事。
溜めない事が大事ですが、溜まったらすぐに基本に戻す。この繰り返しをしていく以外にはなさそうです。